CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BIÊN CHẾ

 Lãnh đạo Trung tâm:

1. Lãnh đạo Trung tâm gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc, số lượng Phó Giám đốc thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

2. Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm; có trách nhiệm báo cáo với Lãnh đạo Sở về toàn bộ họat động của Trung tâm theo quy định của pháp luật.

3. Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc Trung tâm phụ trách một số lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật về nhiệm vụ được  phân  công.  Khi  Giám  đốc  Trung  tâm  vắng  mặt,  Phó  Giám  đốc được Giám đốc Trung tâm ủy quyền điều hành các hoạt động của Trung tâm.

4. Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Giám đốc và Phó Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định theo phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh và theo quy định của pháp luật. Việc miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, cho thôi chức vụ, nghỉ hưu và thực hiện các chế độ chính sách đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Trung tâm thực hiện theo quy định của Đảng, Nhà nước và phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hiện hành của tỉnh Phú Yên.

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

1. Phòng Hành chính - Tổng hợp: Tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện các nhiệm vụ:

- Xây dựng ban hành chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và định kỳ hàng năm của Trung tâm theo chức năng nhiệm vụ và tổ chức thực hiện;

- Thực hiện công tác thông tin tổng hợp, báo cáo định kỳ, đột xuất. Xây dựng nội quy, quy chế, quy định, chế độ làm việc thuộc thẩm quyền quản lý của Trung tâm; ghi Biên bản các cuộc họp của Trung tâm; tổ chức thực hiện công tác lễ tân phục vụ quan hệ đối nội, đối ngoại của Trung tâm;

- Tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm;

- Thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, tiền lương, chế độ chính sách, thi đua khen thưởng, kỷ luật của viên chức, người lao động;

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, đảm bảo an toàn, an ninh trật tự, giữ gìn bí mật nhà nước trong hoạt động của cơ quan;

- Thực hiện công tác quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động của cơ quan;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nội bộ, công tác thông tin liên lạc, in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu…phục vụ các hoạt động của Trung tâm;

- Thực hiện công tác quốc phòng - an ninh, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt, bão, giảm nhẹ thiệt hại do thiên tai gây ra;

- Quản lý tài chính, tài sản của Trung tâm theo quy định. Dự toán kinh phí đảm bảo hoạt động của Trung tâm, lãnh đạo Trung tâm;

- Tổ chức quản lý trụ sở cơ quan; quản lý và sử dụng có hiệu quả các tài sản, hệ thống hạ tầng cơ sở kỹ thuật, phương tiện, trang thiết bị làm việc của Trung tâm;

- Quản lý, bảo vệ, chăm sóc phần mộ liệt sĩ, vườn hoa, cây cảnh, khuôn viên và các hạng mục khác của Nghĩa trang liệt sĩ tỉnh. Tổ chức tiếp nhận, an táng hài cốt liệt sĩ do các địa phương, đơn vị quy tập bàn giao. Tổ chức đón tiếp, hướng dẫn thân nhân liệt sĩ đến thăm viếng mộ liệt sĩ, di chuyển hài cốt liệt sĩ theo quy định. Phục vụ lễ dâng hương, viếng nghĩa trang liệt s theo kế hoạch của các đoàn đại biểu Trung ương, Tỉnh… nhân các ngày lễ, tết hằng năm và các đoàn đại biểu, cá nhân trong, ngoài tỉnh đến thăm, viếng.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

2. Phòng Nghiệp vụ: Tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện các nhiệm vụ:

- Xây dựng Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; thẩm định trình phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; rà soát, điều chỉnh, bổ sung Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;

- Tham mưu lãnh đạo Sở trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để sử dụng trong nước; quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh;

- Tham mưu trình lãnh đạo Sở quyết định thành lập Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định (bao gồm tài liệu giấy và tài liệu điện tử);

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ; lập Danh mục tài liệu mật và giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật;

- Bảo quản, bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử; bồi nền, tu bổ, phục chế, lập bản sao bảo hiểm tài liệu; Lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử theo quy định;

- Thực hiện quy trình huỷ tài liệu hết giá trị, tài liệu có thông tin trùng lặp đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định hiện hành;

- Thực hiện số hoá, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử; xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu; ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử;

- Tổ chức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm theo quy định của pháp luật; thực hiện tuyên truyền, giới thiệu, trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu trữ bằng các ấn phẩm;

- Tổ chức triển khai thực hiện các Kế hoạch, Đề án, Dự án thuộc lĩnh vực lưu trữ lịch sử đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;

- Tổ chức phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh bằng các hình thức: phục vụ độc giả tại phòng đọc, cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định;

- Thực hiện việc xuất, nhập tài liệu lưu trữ; tổ chức sắp xếp khoa học các phông tài liệu trong kho lưu trữ; kiểm kê tài liệu;

- Thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; phòng, chống cháy, nổ; thực hiện chế độ khử trùng, mối, mọt tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử; bảo vệ bí mật nhà nước tại kho lưu trữ;

- Thực hiện thống kê, báo cáo, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với tài liệu bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Thực hiện cung cấp các dịch vụ về lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.

Các phòng chuyên môn thuộc Trung tâm có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, viên chức và người lao động; số lượng Phó Trưởng phòng thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Số lượng người làm việc

a) Số lượng người làm việc của Trung tâm được giao trên cơ sở Đề án vị trí việc làm, gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nằm trong tổng số lượng người làm việc của Sở Nội vụ được cấp có thẩm quyền giao hoặc phê duyệt.

b) Trên cơ sở vị trí, chức năng, nhiệm vụ được giao, Giám đốc Trung tâm đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ quyết định giao số lượng người làm việc đủ để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ công tác lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh.

(Theo Quyết định số 226/QĐ-SNV ngày 23 tháng 02 năm 2025 của Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên)