Tin tức chuyên ngành

GIẢI QUYẾT DỨT ĐIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH PHÚ YÊN

Ngày 22/11/2021 Lượt xem : 360 Tác giả: Quản trị hệ thống
GIẢI QUYẾT DỨT ĐIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH PHÚ YÊN
GIẢI QUYẾT DỨT ĐIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG,
TÍCH ĐỐNG TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH PHÚ YÊN
 
ĐẶNG THỊ NHUNG
Phó Trưởng Chi cục Phụ trách Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Phú Yên
 
Phú Yên là một tỉnh thuộc vùng Duyên hải Nam Trung bộ, được chia tách ra từ tỉnh Phú Khánh (cũ) từ năm 1989. Diện tích tự nhiên toàn tỉnh là 5.060 km2, dân số 900.000 người, toàn tỉnh có 09 đơn vị hành chính cấp huyện, với 112 đơn vị hành chính cấp xã, tỉnh Phú Yên có cảng biển Vũng Rô là khu di tích lịch sử gắn liền với những con tàu không số huyền thoại, có vị trí địa lý và giao thông tương đối thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội,…Qua quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị từ khi thành lập đến nay đã hình thành nên một khối tài liệu lưu trữ vô cùng quý giá. Đây là khối tài liệu lưu trữ quan trọng, phản ánh toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của tỉnh trên tất cả các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng… trên địa bàn tỉnh.
Nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như sự phát triển về kinh tế - xã hội của tỉnh Phú Yên nói riêng, đặc biệt là từ khi có Chỉ thị 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên đã tích cực tham mưu cho UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo và tổ chức triển khai thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh bước đầu mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, qua kiểm tra thực tế hàng năm cho thấy công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân là do trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa có thói quen lập hồ sơ công việc, biên chế dành cho công tác văn thư, lưu trữ đa số là kiêm nhiệm, chưa có chuyên trách, dẫn đến tình trạng tài liệu của các sở, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị bị tích đống nhiều năm nhưng chưa thực hiện chỉnh lý khoa học để giao nộp vào kho lưu trữ để bảo quản an toàn và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.
Để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các sở, ban, ngành của tỉnh trong một thời gian ngắn, Sở Nội vụ nhận thấy nếu để các cơ quan, đơn vị tự xin kinh phí thì rất khó khăn và sẽ không giải quyết được dứt điểm và đồng bộ một khối lượng tài liệu lớn đã tồn đọng nhiều năm. Do đó trong năm 2010, Sở Nội vụ đã chủ động tham mưu đề xuất UBND tỉnh cho chủ trương xây dựng Đề án giải quyết tài liệu tích đống tại các sở, ban, ngành của tỉnh và các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành. Để tiến hành thực hiện xây dựng Đề án, Sở Nội vụ đã khảo sát khối lượng tài liệu tích đống của tất cả các sở, ban, ngành và lấy ý kiến đóng góp của các sở, ban, ngành trong tỉnh, đa số đều thống nhất cao chủ trương thực hiện Đề án. Sau đó, Sở Nội vụ đã hoàn tất hồ sơ, trình UBND tỉnh, trong đó thuyết minh rõ mục đích, ý nghĩa và hiệu quả của việc thực hiện Đề án.
 
z2955541388673_e6adf4f85275f76538d95d25da4900b9.jpg (124 KB)
 
Tài liệu tồn đọng tại Sở Công thương tỉnh Phú Yên trước khi chỉnh lý  năm 2015
 
Mặc dù Phú Yên là một tỉnh còn nhiều khó khăn về ngân sách, nhưng lãnh đạo tỉnh đã mạnh dạn, quyết tâm cho thực hiện Đề án giải quyết tài liệu tích đống tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và coi đây là một cuộc cách mạng về công tác lưu trữ. Ngày 04/10/2011, Chủ tịch UBND tỉnh đã ký quyết định số 1594/QĐ-UBND phê duyệt Đề án “Giải quyết tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2012 - 2014”; Ngày 14/10/2014 UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1652/QĐ-UBND về việc điều chỉnh Quyết định số 1594/QĐ-UBND ngày 04/10/2011 để tiếp tục thực hiện Đề án trong giai đoạn 2015 - 2018. 
 
Trên cơ sở Đề án “Giải quyết tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên” đã được phê duyệt, Ủy ban nhân dân tỉnh giao cho Sở Nội vụ làm chủ đầu tư và phối hợp với các cơ quan, đơn vị, các sở, ban, ngành tỉnh tổ chức triển khai thực hiện Đề án với tổng kinh phí đầu tư là 21.326.555.000 đồng. Để việc triển khai thực hiện Đề án đạt hiệu quả cao, có chất lượng và đúng theo quy định của nhà nước, Sở Nội vụ tiến hành thực hiện các bước để lựa chọn nhà thầu có năng lực, đủ tư cách pháp nhân, uy tín, đủ điều kiện để ký hợp đồng chỉnh lý, đồng thời chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp kiểm tra, giám sát và nghiệm thu kết quả chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, đơn vị để đưa vào bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. 
Đề án được thực hiện trong 05 năm theo 3 giai đoạn: Giai đoạn I, năm 2012 thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh 1.992,9 mét giá tài liệu của 14 cơ quan, đơn vị (07 sở, ban, ngành và 07 đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành); giai đoạn II, năm 2015 - 2016 thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh 1.646 mét giá tài liệu của 20 cơ quan, đơn vị (12 sở, ban, ngành và 08 đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành; giai đoạn III, năm 2017 - 2018 thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh 1.688 mét giá tài liệu của 32 cơ quan, đơn vị (04 sở, ban, ngành và 28 đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành). Tổng số mét giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh tại các sở, ban, ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành tỉnh là: 5.306 mét, trong đó tài liệu có giá trị được giữ lại bảo quản là 2.981 mét giá, tài liệu dự kiến loại theo quy định của pháp luật là 2.325 mét giá. 
Toàn bộ tài liệu lưu trữ tích đống tại các sở, ban, ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành tỉnh Phú Yên từ năm 2009 trở về trước đã được chỉnh lý khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và phù hợp với thực tế của từng cơ quan, đơn vị. Tài liệu đã được tổ chức phân loại khoa học, xác định được giá trị tài liệu, lựa chọn ra những tài liệu có giá trị để giữ lại bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị, tài liệu không có giá trị, tài liệu trùng thừa…thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức tiêu hủy tài liệu theo quy định. Sau khi chỉnh lý xong, hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị đã được sắp xếp, hệ thống hóa theo đúng nghiệp vụ lưu trữ, có mục lục hồ sơ, có cơ sở dữ liệu trên máy vi tính để tra cứu  phần mềm quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ. Thực tế sử dụng cho thấy, sau khi chỉnh lý, việc quản lý tài liệu rất khoa học, việc tra tìm tài liệu rất nhanh chóng và chính xác.
 
z2955541251714_063a8e646aecd8c439915d2d3c6950aa.jpg (118 KB)
Tài liệu lưu trữ của Sở Giao thông - Vận tải Phú Yên sau khi chỉnh lý khoa học năm 2016
 
z2955540930760_67cfd86c750563f684414bc8b8f55916.jpg (87 KB)
 
Giám đốc Công ty Lưu trữ Sài Gòn trao tặng Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Phú Yên 
đĩa lưu Phần mềm Quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý năm 2018
 
Sau chỉnh lý, Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) đã tổ chức tập huấn cho công chức, viên chức thuộc các sở, ban, ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật, nhằm chấm dứt tình trạng tài liệu lưu trữ bị tồn đọng, tích đống như những năm qua. Việc tập huấn được thực hiện trực tiếp trên tài liệu, trên cơ sở dữ liệu thực tế của từng cơ quan, đơn vị vừa chỉnh lý nên mang lại hiệu quả rất cao.
Hàng năm Sở Nội vụ đã mở các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cho công chức, viên chức trong toàn tỉnh, từ năm 2013 - 2018 đã tổ chức được 11 lớp tập huấn, với tổng số 1.849 học viên tham gia, bao gồm Chánh, phó Văn phòng, Trưởng, Phó các phòng, chuyên viên tại các phòng chuyên môn, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.
Ngoài ra Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo và hướng dẫn các huyện, thị xã, thành phố xây dựng Đề án, Kế hoạch chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước tại các cơ quan, đơn vị cấp huyện. Hiện nay đã có 2/9 huyện phê duyệt được Đề án, Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan chuyên môn cấp huyện; các huyện còn lại đang tiến hành khảo sát số lượng tài liệu tồn đọng để xây dựng Đề án trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để thực hiện trong thời gian tới. Đối với các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh cũng đã thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống và thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn về lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản.
Cùng với việc hoàn thành Đề án giải quyết tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên từ năm 2009 trở về trước tại các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, tỉnh Phú Yên cũng đang gấp rút để hoàn thành Dự án công trình xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh để chuẩn bị đưa vào sử dụng trong năm 2019, đây là một trong những công trình lớn được tỉnh quan tâm đầu tư để chào mừng 30 năm ngày tái lập tỉnh Phú Yên (01/7/1989 - 01/7/2019). 
Tiếp tục triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên đã tích cực tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về nội dung công tác văn thư, lưu trữ, trong đó UBND tỉnh đã giao cho Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan khẩn trương hoàn thành việc xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh trình UBND tỉnh phê duyệt để thực hiện, đây sẽ là hệ thống cơ sở dữ liệu vô cùng quan trọng để chuẩn bị cho việc cung cấp thông tin qua môi trường mạng trong thời gian tới. 
Cùng với việc xây dựng Đề án số hóa, UBND tỉnh đã có văn bản chỉ đạo Sở Nội vụ tiếp tục khảo sát số lượng tài liệu tồn đọng, chưa chỉnh lý từ năm 2010 - 2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh để tổng hợp, báo cáo và đề xuất trình UBND tỉnh xem xét, quyết định để thực hiện theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017.
Sắp tới, khi Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh hoàn thành đưa vào sử dụng, sẽ tiếp nhận, thu thập các hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý khoa học về bảo quản trong Kho chuyên dụng, để quản lý và khai thác sử dụng theo đúng quy định hiện hành.
Có thể nói, việc đầu tư thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng, tích đống một cách đồng bộ cho tất cả các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc sở từ khi thành lập đến nay, đồng thời thực hiện Đề án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng, Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn để bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác là một cố gắng rất lớn của tỉnh Phú Yên. Đây là một quyết định sáng suốt, một quyết tâm rất lớn của Lãnh đạo tỉnh, góp phần thực hiện có hiệu quả Chỉ thị 05/2007/CT-TTg và Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về công tác lưu trữ, góp phần thực hiện tốt Luật Lưu trữ năm 2011./.
 
 

Bình luận bài viết

Ý kiến bạn đọc

1
trung2217@gmail.com

Nội dung ý nghĩa.

>>QTV: [Quản trị hệ thống] -Cảm ơn bạn đã xem tin và để lại bình luận.

Thống kê truy cập

Đang truy cập: 10
Hôm nay: 50
Tháng hiện tại: 1210
Tổng: 2500