Theo báo cáo của tỉnh Phú Yên, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đã xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại giai đoạn 2012-2022 như sau: thực hiện Đề án, Kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tính đến tháng 6 năm 2022, đã  thực hiện tại 40 cơ quan, tổ chức với 78 lượt chỉnh lý, khối lượng thực hiện là 7.717 mét giá tài liệu (khối lượng đã thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh đến hết năm 2021 là 7.014 mét giá, đang triển khai thực hiện năm 2022 là 703,2 mét giá tài liệu); tổng kinh phí thực hiện là 33.567,032 triệu đồng.

     Kết quả đến nay đã có 06/09 huyện, thị xã, thành phố (huyện Tuy An, Sơn Hòa, Phú Hòa, Tây Hòa, thị xã Sông Cầu, thành phố Tuy Hòa) đã xây phê duyệt Đề án, kế hoạch giải quyết tài liệu tồn đọng và triển khai thực hiện tại 48 đơn vị, khối lượng đã thực hiện là 4.130,2 mét giá; tổng kinh phí thực hiện là 17.516,606 triệu đồng.

     Đối với chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức việc triển khai công tác chỉnh lý tài liệu được tổ chức chặt chẽ từ bước khảo sát, bàn giao tài liệu, giám sát thực hiện đầy đủ các bước quy trình nghiệp vụ theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000.

     Tài liệu sau chỉnh lý được lập hồ sơ hoàn chỉnh, có công cụ tra cứu bằng Mục lục hồ sơ (cả bản giấy và file điện tử) và phần mềm quản lý, khai thác tài liệu. Qua chỉnh lý đã nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu, phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức và thực hiện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định.

     Đối với việc quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ tại địa bàn của tỉnh từ năm 2014 đến nay đã thực hiện cấp 02 chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 01 chứng chỉ hành nghề thuộc lĩnh vực Chỉnh lý tài liệu (năm 2016), 01 chứng chỉ hành nghề thuộc lĩnh vực Số hóa tài liệu lưu trữ (năm 2017) cho 01 cá nhân có hộ khẩu thường trú tại tỉnh; việc sử dụng chứng chỉ hành nghề của cá nhân được cấp đến nay chưa phát hiện trường hợp vi phạm Điều 24 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP. Trên địa bàn tỉnh đến nay không có tổ chức, cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ. Đối với Kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống trong giai đoạn tiếp theo tỉnh Phú Yên đã có chủ trương, chỉ đạo của tỉnh về việc xử lý tài liệu tồn đọng.

     Sau khi nghe báo cáo việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống và chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý của tỉnh Phú Yên từ năm 2012 đến năm 2022, kiểm tra thực tế  tại ở Nội Vụ; Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh; Sở Xây dựng; Ủy ban nhân dân thành phố Tuy Hòa; Ủy ban nhân dân huyện Tuy An và tổng hợp các ý kiến của các thành viên đoàn, ông Đỗ Văn Thuận -Trưởng đoàn kiểm tra đánh giá cao công tác văn thư, lưu trữ và việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống và chất lượng xử lý hồ sơ tại tỉnh Phú Yên đã thực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo đúng quy trình, đúng quy định của pháp luật; chất lượng hồ sơ tốt; chủ động triển khai thực hiện chủ trương tài liệu tích đống; đối với tài liệu loại cần rà soát, đánh giá tài liệu và tiêu hủy tài liệu theo quy định, cần chú ý đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước đối với công văn thư, lưu trữ./.